会議の議事録の書き方は？文字おこしにおすすめなツールも紹介

会議の議事録を正確かつ効率的に取ることは、業務のスムーズな進行に不可欠です。特に、後で情報を共有したり確認する際に役立ちます。

本記事では、議事録の書き方の基本からおすすめのツールまで、初心者から経験者まで役立つ情報を詳しく紹介します。議事録をしっかりと取ることで、会議後の行動がより明確になり、全体の業務効率が向上します。

会議で議事録をとる目的を理解する

議事録を取る目的を理解することで、どこに重点を置けば良いかが明確になります。議事録は単なる記録ではなく、今後のアクションに繋げるための重要な情報源です。

議事録を取る目的を明確にすることで、情報を無駄なく整理し、効率的に業務に反映させることが可能になります。ここでは、会議で議事録をとる主な目的について解説します。

1. 会議の記録を残す

会議での話し合いや決定事項を正確に記録することは、その後の進行を円滑にするために非常に重要です。議事録を残すことで、誰が何を話したのか、どのような結論に至ったのかが後で確認でき、ミスを防ぐ役割を果たします。

特に、時間が経過した後で「あの時の決定はどうだったか」と振り返る際に、議事録があると大変便利です。明確な記録を残すことは、チーム内での信頼感を高めることにもつながります。

2. 他部署などへの共有

議事録は、会議に参加していない他部署や関係者に情報を共有する手段でもあります。具体的な内容や決定事項を簡潔にまとめて共有することで、全体の業務進行がスムーズになります。

特にプロジェクトが複数の部署にまたがる場合、関係者全員が同じ情報を持つことが重要です。議事録を通じて、他部署の関係者もプロジェクトの進捗や次のステップを把握できるため、迅速かつ効果的な対応が可能となります。

3. タスク確認や次回までの準備

会議での決定事項を踏まえたタスクの確認や次回の準備を効率的に行うために、議事録は不可欠です。次のステップやタスクの割り振りを明確にし、次回の会議までに必要な準備が抜け漏れなく行えるようにしましょう。

特に、責任者や期限を具体的に記録することで、各メンバーが次に何をすべきかを明確に把握できるため、タスクの遂行がスムーズに行えます。次回の会議では、進捗状況を確認し、必要な調整を行うための重要な基盤となります。

4. 結論の認識と理解

会議の結論が明確でないまま進んでしまうと、後々トラブルの原因になります。議事録を通じて、会議参加者全員が同じ結論を理解し、認識しているか確認することが大切です。

これにより、誤解や行き違いを防ぐことができます。会議中に合意したことを明確に記録しておくことで、後で「そんなことは決まっていなかった」といった認識のズレが生じるリスクを減らせます。共通理解を持つことは、チーム全体の協力を深める上でも非常に重要です。

5. 発言者や責任所在を明確に

議事録には、誰がどのような発言をしたのか、またその発言に基づく決定事項の責任者を明確に記載する必要があります。これにより、責任の所在がはっきりし、業務の進行における混乱を避けることができます。

発言者や責任者が明確に記録されていると、後でその内容について確認したりフォローアップしたりする際に役立ちます。

特に複数のタスクが同時進行しているプロジェクトでは、責任所在を明確にしておくことで、各担当者が自分の役割をしっかりと理解し、責任を持って業務を遂行することが求められます。

議事録の書き方

議事録には必要な要素がいくつかあります。それらを抑えることでわかりやすく、後で活用しやすい議事録を作成できます。以下の要素を必ず記載するようにしてください。

これらを関係者全員が情報を共有することで行動に移しやすくなります。また議事録の書き方としては次のコツを抑えることで、伝わりやすい議事録を作成できます。

会議の流れに沿って書く

議事録は、会議の進行に沿って書くことが大切です。これにより、話の流れがわかりやすく、読み返した際にも会議がどのように進んだかを簡単に把握できます。

また、結論やアクションプランがどのように導き出されたかを理解する助けとなります。議事録を会議の流れに沿って記述することで、議論の進行状況が時系列で把握できるため、決定に至るプロセスが明確になり、後での検証やフォローアップがしやすくなります。

要点・目的（5W2H）をおさえる

議事録には、会議の要点や目的を明確に記載しましょう。具体的には「5W2H」（Who, What, When, Where, Why, How, How much）を意識することで、誰が何をいつまでにどのように行うべきかが明確になります。

これにより、会議後の行動が取りやすくなります。例えば、「誰（Who）が」「何を（What）」「いつまでに（When）」行うのかが具体的に示されていると、会議後に各メンバーがすべきことが明確になり、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

要点は箇条書きにする

議事録を書く際には、要点を箇条書きにすることで、情報が整理され、読みやすくなります。特に、後で確認する際に重要な情報が一目でわかるようになるため、関係者にとっての利便性が向上します。

簡潔にまとめることがポイントです。また、箇条書きを使うことで視覚的にも整理されており、重要なポイントが目立つため、内容を迅速に把握することが可能になります。長い文章よりも、箇条書きの方が迅速に情報を理解できるため、業務のスピードアップにも寄与します。

図や絵も利用して見やすく

情報をより分かりやすく伝えるために、図や絵を利用することも有効です。特に、複雑なプロセスや関係性を説明する際には、視覚的な情報が役立ちます。視覚要素を取り入れることで、内容を直感的に理解しやすくすることができます。

例えば、フローチャートや図解を使って、決定プロセスやタスクの流れを示すと、文章だけでは伝わりにくい情報も分かりやすくなります。視覚的に情報を整理することで、全員が同じ認識を持ちやすくなり、誤解を防ぐことにもつながります。

議事録の書き方の例とテンプレート

ここでは、実際に議事録をどのように構成すれば良いかについて例を示します。テンプレートを利用することで、一貫性を持って記録を残すことができます。

また、会議ごとにテンプレートを使うことで、議事録作成の効率が上がります。テンプレートは、議事録を取る人が迷わずに記録できるようにするための強力なツールです。

議事録の構成例

議事録の基本的な構成は、以下のようになります。

議事録の基本構成
会議名・日時・場所	会議がいつどこで行われたかを記載します。
参加者リスト	文章の生成、編集、要約を行うツール。ブログや記事作成に役会議に出席したメンバーの名前を記載し、誰が参加していたかを把握します。
議題と議論の要約	各議題についてどのような議論が行われたのか、その要点をまとめます。
決定事項とその理由	各議題に対してどのような決定がなされ、その理由は何だったのかを記載します。
次回会議の予定	次回の会議日時や場所、予定されている議題などを明記します。

このような流れで記録することで、読みやすく整理された議事録が作成できます。議事録が体系的に構成されていると、後で見返した際に必要な情報をすぐに見つけることができます。

テンプレートを使うと、議事録の作成がスムーズになります。例えば以下のような形式を使います。

各担当者とそのタスクの締め切りを記載し、責任を明確にします。下記リンクから様々な種類の議事録のテンプレートをダウンロードできるので、デザインや構成などを見て使いやすそうな物を選びましょう。

 議事録テンプレートのダウンロードページへ – Microsoft.comに移動

この形式を使うことで、統一感のある議事録を作成できます。テンプレートを用いることで、誰が議事録を取っても一貫した内容が記録されるため、情報の共有がしやすくなります。

議事録の作成におすすめのツールやアプリ

議事録を作成する際には、効率化のためにツールやアプリを活用するのがおすすめです。ここでは、文字起こしツール、翻訳ツール、要約ツールなど、議事録の作成に役立つ便利なツールを紹介します。これらのツールを活用することで、議事録作成の手間を大幅に省き、精度も向上させることが可能です。

文字起こしツール

会議の内容をそのまま記録するのは大変です。そこで、音声をテキストに変換する文字起こしツールが便利です。これにより、会議中の負担を減らし、より正確な議事録を作成することができます。

文字起こしツールを使うことで、記録の精度が向上し、会議の内容を見逃すことなく記録できます。

Notta

Nottaは、音声を素早くテキストに変換できる便利なツールです。

これにより、外国語の会議でもスムーズに議事録を取ることができます。また、クラウドベースでのデータ保存により、複数デバイスでのアクセスが可能で、チームでの共有も簡単です。

| Nottaの料金プランは、フリー、プレミアム、ビジネス、エンタープライズの4つのプランがあり、それぞれ月額プランと年間プランが用意されています。以下に、各プランの詳細をテーブル形式でまとめました。

プラン	料金	機能
フリー	0円/月	120分/月, 1回につき3分まで文字起こし可能, ファイルインポート: 50個, Zoom/Teams/Google Meet/Webex ミーティングの文字起こし, AI要約, デバイス間のデータ同期, 音声収録, 音話識別
プレミアム	1,317円/月	フリー機能＋1,800分/月, 1回につき90分まで文字起こし可能, ファイルインポート: 100個/月, 文字起こしデータのダウンロード, テキストの翻訳, 音声編集, カスタムテンプレート: 5個
ビジネス	2,508円/月	プレミアム機能＋文字起こし時間無制限, 1回につき無制限で文字起こし可能, ファイルインポート: 200個/月(1アカウントあたり), Web会議の録音, ユーザーロールと権限, セキュリティ監査レポート, 録音の共有, Salesforce連携, Zapier連携
エンタープライズ	要相談	ビジネス機能＋アカウント数および文字起こし時間のカスタマイズ可能, SAMLシングルサインオン (SSO), カスタムテンプレート (作成数無制限), 専用サポートデスク

Texter

Texterは、シンプルな操作性で使いやすい文字起こしツールです。使いやすさと実用性を兼ね備えており、初心者でも簡単に利用できます。さらに、音声ファイルを細かく編集できるため、特定の部分だけを議事録にまとめたい場合にも役立ちます。

Texterは、音声をテキストに変換するためのツールであり、さまざまな料金プランを提供しています。以下は、Texterの料金プランの概要です。

プラン	料金	機能
Premium M（月額）	¥1,500	リアルタイム文字起こし 高性能モードが利用可能(3時間) 録音音声、動画文字起こし Whisper(無制限) Amazon Transcribe3時間 / 月 画像文字起こし無制限 リアルタイム翻訳 広告の非表示
Premium M+（月額）	¥3,000	リアルタイム文字起こし 高性能モードが利用可能(10時間) 録音音声、動画文字起こし Whisper(無制限) Amazon Transcribe10時間 / 月 画像文字起こし無制限 リアルタイム翻訳 広告の非表示
Premium Y（年間）	¥7,400	リアルタイム文字起こし高性能モードが利用可能(10時間/月) 録音音声、動画文字起こし Whisper(無制限) Amazon Transcribe5時間 / 月

翻訳ツール

国際的な会議や外国語が混じる会議では、翻訳ツールが大変役立ちます。リアルタイムで翻訳してくれるツールを使うことで、議事録作成の精度が上がります。

翻訳ツールを活用することで、異なる言語間でも情報共有がスムーズになり、全員が同じ理解を持つことが可能です。

Languise

Languiseは、ユーザーが簡単に多言語間でコミュニケーションを図れるよう設計された翻訳ツールです。直感的なインターフェースと高精度な翻訳機能を兼ね備え、ビジネスや旅行などさまざまなシーンで活用できます。

利用料金は手頃で、無料プランも用意されているため、気軽に試すことができます。また、音声入力や画像翻訳などの便利な機能も搭載されており、多様なニーズに応えています。

プラン	料金	機能
Free	¥0/月	翻訳機能, 校正機能, 要約機能, プレビュー機能(20MB以下), 毎月の利用回数 3回, 毎日のテキスト翻訳利用 10回, インポートの文字数制限 1000, Uploadファイルサイズ上限 5MB, 語調の変更, 要約における言語の指定, ファイルエクスポート後の編集, My辞書の数 1, My辞書の登録可能数 20ペア
Basic	¥1,200/月	翻訳機能, 校正機能, 要約機能, プレビュー機能(20MB以下), 文書の内容に対する質問, 高精度な翻訳機能の利用, 毎月の利用回数 15回, テキスト翻訳利用無制限, インポートの文字数制限 無制限, Uploadファイルサイズ上限 10MB, 語調の変更, 要約における言語の指定, タイトル生成機能の利用, ファイルエクスポート後の編集, Powered by Languiseの表記削除, My辞書の数 1, My辞書ファイルのUpload, My辞書の登録可能数 1,000ペア
Pro	¥3,600/月	翻訳機能, 校正機能, 要約機能, プレビュー機能(20MB以下), 文書の内容に対する質問, 高精度な翻訳機能の利用, 毎月の利用回数 50回, テキスト翻訳利用無制限, インポートの文字数制限 無制限, Uploadファイルサイズ上限 20MB, 語調の変更, 要約における言語の指定, タイトル生成機能の利用, ファイルエクスポート後の編集, Powered by Languiseの表記削除, My辞書の数 100, My辞書ファイルのUpload, My辞書の共有（Enterprise限定）, My辞書の登録可能数 1,000ペア
Pro Max	¥7,500/月	翻訳機能, 校正機能, 要約機能, プレビュー機能(20MB以下), 文書の内容に対する質問, 高精度な翻訳機能の利用, 毎月の利用回数 120回, テキスト翻訳利用無制限, インポートの文字数制限 無制限, Uploadファイルサイズ上限 30MB, 語調の変更, 要約における言語の指定, タイトル生成機能の利用, ファイルエクスポート後の編集, Powered by Languiseの表記削除, My辞書の数 200, My辞書ファイルのUpload, My辞書の共有（Enterprise限定）, My辞書の登録可能数 1,000ペア

VoicePing

VoicePingは、ビジネスシーンでの言語の壁を取り除くために設計された革新的な翻訳ツールです。以下の3つのおすすめポイントがあります。

VoicePingは、リアルタイム音声翻訳と自動要約機能を駆使し、会議やセミナーでの言語の壁を取り除きます。特に多国籍チームや海外出張時に役立ち、効率的な情報共有を実現します。

利用料金はプランによって異なり、無料プランも用意されています。さらに、AIによる要約機能で重要なポイントを簡潔に把握できるため、業務効率が向上します。

プラン	料金	機能
無料プラン	永久無料	60分/月 音声翻訳・文字起こし・要約, 60分/日 オフライン翻訳, 5人まで同時接続可
スモールプラン	¥4,125 / 300分/月, ¥8,250 / 600分/月, ¥16,500 / 1500分/月	無制限 オフライン翻訳, 無制限 タイムトラッキング
プレミアムプラン	¥33,000 /月	無制限 音声翻訳・文字起こし・要約, 無制限 オフライン翻訳, 50人まで同時接続可能, 高精度の議事録要約, 無制限 タイムトラッキング, 無制限 クラウド録画
エンタープライズプラン	¥990 /一人/月	無制限 音声翻訳・文字起こし・要約, 無制限 人数（50アカウントから利用可能）, 無制限 オフライン翻訳, 高精度の議事録要約, 無制限 タイムトラッキング, 無制限 クラウド録画

要約ツール

長時間の会議や膨大な情報量を簡潔にまとめるには、要約ツールが役立ちます。要点を自動で抽出してくれるので、議事録の作成時間を大幅に短縮できます。

要約ツールを使うことで、重要な情報だけを抽出し、無駄のない議事録を作成することが可能です。

Catchy

Catchyは、情報過多な現代社会で必要な情報を迅速かつ的確に把握できる多機能AIライティングツールです。直感的なインターフェースで誰でも簡単に使いこなせるため、特別な技術的知識がなくてもスムーズに利用できます。

ビジネスや学術の場面で特に効果を発揮し、文章の作成や要約を効率的に行うことが可能です。多機能性とカスタマイズ性により、あらゆるユーザーのニーズに応え、日常的なコミュニケーションから専門的な文書作成まで幅広くサポートします。

プラン	料金	機能
Free	¥0	全生成ツール利用可能, プロジェクト1つまで, 毎月10クレジット付与, チャットサポート
Starter	¥3,000～/月	全生成ツール利用可能, プロジェクト無制限, クレジットの追加購入可能, チャットサポート
Pro	¥9,800/月	全生成ツール利用可能, 無制限使い放題, プロジェクト無制限, チャットサポート
Enterprise	要お問い合わせ	全生成ツール利用可能, 無制限使い放題, プロジェクト無制限, チャット&ビデオサポート, 独自生成ツール作成可能

ChatGPT

ChatGPTは、翻訳、校正、要約といった多彩な機能を提供するAIベースのツールです。ユーザーは、無料プランからプロフェッショナル向けプランまで、幅広いオプションから選ぶことができ、用途に応じた柔軟なサポートを受けられます。

特に、複雑な文章の要約や文書の自動校正に優れており、ビジネスや日常の文書作成作業を効率化します。

プラン	料金
Free	（無料プラン）
Plus	（有料プラン）　月額20ドル（約3,000円）
Team	（チーム企業向け）　一人当たりの月額30ドル年間契約月額25ドル

議事録まとめ

議事録は、会議の内容を明確に記録し、次のアクションに繋げるための重要なツールです。書き方や構成を理解し、必要に応じてツールを活用することで、議事録作成を効率化できます。

紹介したツールやテンプレートを使いながら、より効果的な議事録を作成してみてください。

正確な議事録があれば、会議での合意事項や決定内容が明確に残り、業務の遂行において混乱を防ぎ、全員が同じ目標に向かって進むことが可能になります。議事録をうまく活用して、業務の効率化を図りましょう。