1時間の会議議事録に4～5時間もかかる…そんなお悩みをChatGPTが解決！議事録作成を効率化する基本手順と実践的な活用法を、セキュリティ面の注意点やプロンプト例とあわせて解説します。
議事録作成の課題とChatGPTのメリット
会議の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって時間と手間がかかる作業です。
特に1時間の会議であっても、議事録を仕上げるまでに4～5時間を要するケースは珍しくありません。そこで、AIの自然言語処理能力を活用して効率化を実現する方法として注目されているのがChatGPTです。
- 課題1：時間と労力が膨大
- 課題2：重要ポイントの漏れリスク
- 課題3：フォーマットの統一作業が大変
これらをChatGPTによる自動要約・文書作成でサポートすることで、大幅な時間削減と品質向上が期待できます。
ChatGPTによる議事録作成の基本ステップ
1．会議内容の記録
- キーワードベースのメモを取る
会議中に箇条書きでポイントを残しておきましょう。 - Web会議システムの録音・録画機能
ZoomやGoogle Meetなどで録画・録音しておき、あとから確認しやすくします。 - 音声認識ツールを併用
録音データを文字起こししておくと、ChatGPTにまとめてもらう際に便利です。
2．ChatGPTへの入力準備
録画・録音や文字起こしデータを簡単にチェックし、「えー」「あのー」などの不要な言葉は削除しておきます。データをできるだけ整理してからChatGPTに入力することで、より精度の高い出力を得られます。
実践的なプロンプト例：効率のよい指示の出し方
ChatGPTに議事録作成を依頼する際は、「どんな形式で、どんな要素をまとめてほしいか」を明確に指示するのが重要です。具体例を示すと、以下のようになります。
あなたはビジネス文書作成のプロです。以下の条件で会議議事録を作成してください：
【会議情報】
- 会議日時、場所、参加者名
【要望】
- A4サイズ1枚に収まる分量
- 議題、議事内容、決定事項、宿題（ToDo）を見出し化
- 箇条書きでわかりやすくプロンプト設計のコツ
- 「あなたは○○のプロです」と役割を明確に伝える
- 作成してほしい文書の目的とフォーマットを具体的に示す
- 文量や書き方（箇条書き主体など）の要望も入れる
こういった指示を与えることで、ChatGPTが「何をどのようにまとめればよいか」を的確に理解でき、議事録の質を高められます。
ChatGPT活用によるメリット
業務効率の大幅向上
- 議事録作成時間の短縮
これまで1時間以上かかっていた作業が、数十分で完了するケースも。 - 会議中の集中力向上
文章の整形を後回しにできるので、会議進行に集中しやすくなります。 - 情報共有のスピードアップ
仕上がった議事録を即座にチームへ配布可能です。
品質の向上
- 重要ポイントの漏れ防止
AIの要約機能で、ヒューマンエラーによる抜け漏れを軽減できます。 - 客観的な記録の実現
AIが「表現のブレ」を整えてくれるため、読みやすいビジネス文書になります。 - 一貫性のあるフォーマット
毎回の議事録形式を統一でき、社内文書のクオリティが向上します。
実践的な活用例：進捗会議の場合
例えば、週次進捗会議で以下のようなメモを事前に取っておきます。
【議事要旨】
- プロジェクトの現状報告
- 各メンバーの進捗状況確認
- 次回アクションの決定
【参加者】
- 高橋：10機能中7件のレビュー完了
- 菊池：予約機能設計中（2日遅延）
- 山田：決済機能開発に遅れこのメモをChatGPTに入力して議事録の作成を依頼すれば、短時間で要点を整理したドキュメントが完成します。さらに、テンプレート化したプロンプトを使えば、いつでも同じフォーマットで効率的に作成できるようになります。
注意点と制限事項
セキュリティ面の配慮
- 機密情報の取扱い
ChatGPTに入力する情報に、企業の機密情報や個人情報が含まれないよう注意してください。 - 個人情報の管理
氏名や連絡先などの個人情報は、必要以上に公開・入力しないようにしましょう。
品質管理
- AIの出力は必ず人間がチェック
誤変換や文意の誤りがないかを最終的に確認するのは人間の役割です。 - 重要事項の再検証
決定事項や締切などの重要ポイントは、チーム内で再確認しましょう。
より効果的に活用するためのヒント
1. リアルタイムサポート
会議中にリアルタイムでメモをChatGPTに投げると、その場で要約や議事録の下書きを提示してもらえます。会議終了後の作業時間を大幅に短縮可能です。
2. テンプレートの活用
定期的に行われる会議（進捗会議、月例会議など）では、一度作成したプロンプトをテンプレート化しておくことで、同じフォーマットの議事録を素早く作成できます。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、会議の議事録作成にかかる膨大な時間と手間を大幅に削減することが可能です。特に以下の3点を意識すると効果を実感しやすくなります。
- 事前準備としてメモや文字起こしを行い、不要なワードを削除
- わかりやすいプロンプトで、フォーマットや必要事項を明確に指定
- AIの出力は人間が最終チェックし、機密情報の扱いに十分注意する
こうしたポイントを押さえるだけで、議事録作成の効率と品質を同時にアップさせられます。ぜひ、次の会議からChatGPTを活用してみてください！
