Notionで激変！仕事と日常生活が快適に！活用方法を徹底解説

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2025年2月23日2025年2月24日

皆さんは、日頃から「情報が散乱している…」「仕事とプライベートの予定がごちゃ混ぜになって管理が大変…」と感じることはありませんか？私も以前は同じ悩みを抱えていましたが、「Notion」というオールインワンの情報管理ツールに出会ってから、その状況が劇的に改善しました。

「仕事で使う書類やメモがあちこちにある」
「個人的な買い物リストや家計簿をアプリごとに分けて管理している」

こういった悩みを一挙に解決できるのがNotionの魅力です。特に初心者が導入する場合、最初のハードルが少し高く感じるかもしれませんが、一度使い方のコツをつかめば想像以上に柔軟にカスタマイズできます。本記事では、仕事と生活の両面で役立つNotionの具体的な活用法を詳しく解説します。

1. はじめに：Notionとは何か？

1-1. 情報管理の“一元化”を可能にする万能ツール

Notionは、メモ、ドキュメント、タスク管理、Wiki、データベースなど、さまざまな機能をひとつのプラットフォームで扱えるオールインワンの情報管理ツールです。

「あれ？会議メモどこに保存したっけ？」
「この資料はSlackで共有した？ Google Drive？それとも紙ベース…？」

こんな混乱をまとめて解決できる点が魅力。初心者の方でも、最初は「ちょっと高機能すぎない？」と感じるかもしれませんが、使う機能を少しずつ増やすだけでも効果を実感できます。

1-2. なぜ“仕事”と“生活”の両面に効くのか？

仕事：チームでのプロジェクト管理や情報共有がスムーズになり、業務効率UP。
生活：家計簿や買い物リスト、目標管理など、プライベートのタスク管理にも便利。

なにより、1つのツールを使いこなすだけで、働き方も暮らし方も大きく変わります。今回は具体例をふんだんに盛り込み、初心者でもすぐ始められるように解説していきます。

2. 仕事での使い方

2-1. プロジェクト管理

2-1-1. タスクボードで進捗を見える化

Notionには、「ボード」ビューというカンバン形式のUIが用意されています。

To Do / Doing / Done などカラムを分けてタスクを整理
担当者や期限をタグ付けして、チーム全員が状況を把握できる

たとえばデザイナー、エンジニア、マーケターが同じNotionボードを見れば、誰がどのタスクを進めているのかが即座にわかり、指示や修正依頼がスピーディーになります。

2-1-2. スプリント計画やガントチャート的な活用

大型プロジェクトの場合、スプリント方式（一定期間ごとに成果を出す開発手法）を導入しているチームも多いでしょう。Notionの「タイムライン」ビューを使えば、ガントチャートのように期間でタスクを俯瞰できます。

リリース日やマイルストーン（重要な節目）をカレンダー表示
タスクがどこで詰まりやすいかをビジュアル的に把握可能

2-2. ナレッジベース・Wiki構築

2-2-1. 社内WikiをNotionで作ろう

何か問題が起きるたびに、先輩やリーダーへ質問が殺到する…という状況を防ぎたい場合は、Notionで社内Wikiを整備するのがおすすめです。

業務フローや各種マニュアルをページにまとめる
過去の会議ログやトラブル対応事例をアーカイブ

新しく入社したメンバーは、そのWikiを一読すれば仕事の流れを早期に把握できます。Wikiが充実すればするほど、問い合わせ対応やナレッジの属人化を防げるようになります。

2-2-2. 情報の“カード化”で再利用しやすく

Notionの特長として、情報を「ブロック」や「カード」として扱える点があります。

個々のブロックを複製・移動・リンク化できる
あるページの内容を別のページに埋め込んだり参照したりも容易

「最新のFAQ」「過去の事例」「プロジェクト用テンプレート」など、同じ要素を複数のページで使いまわすことが簡単です。

2-3. チーム連携・共同編集

2-3-1. ページを共有してリアルタイム編集

Google Docs的な共同編集機能が備わっているので、複数人が同時に同じページを編集できます。誰がどこを変えたのかも履歴で追えるため、メールでやりとりしていた頃に比べて圧倒的に管理がラクです。

2-3-2. メンション機能やコメント機能

「@メンバー名」を入力すると相手に通知が飛ぶので、気になる箇所でフィードバックを求めることもスムーズ。コメントだけでなく「提案モード」的に直接修正を提示することもできます。

3. 生活での使い方

3-1. 家計管理と資産運用

3-1-1. 支出の可視化でムダ遣いを防止

Notionのデータベース機能を活用すれば、家計簿を自作できます。支出ごとに「日付」「カテゴリ（食費、光熱費、娯楽など）」「金額」「メモ」などを記録し、簡易的な集計や検索も可能。

「先月の食費は合計で〇円だった」など、分析の元データを作る
グラフ化が必要なら、CSV形式でエクスポート後にExcelやGoogle Sheetsで処理

「支出を見える化する」だけで無駄遣いが自然と減り、貯金や投資に回せるお金が増えるという声も多いです。

3-1-2. 定期支払い＆サブスク管理

NetflixやSpotify、Adobeなどサブスクリプション契約が増えがちな現代。「あれ？いつのまにか使ってないのに支払い続けてる…」という事態を防ぐために、月ごとの固定支出リストをNotionで管理しておくと安心です。

「いつ解約したか」「次回更新日はいつか」をメモ
リマインダー機能を使えば、次の更新前に通知を受けられる

3-2. 日常の予定管理

3-2-1. カレンダーで週間・月間の予定を一元化

仕事とプライベートの予定が分断されていると、スケジュールがかぶりやすくなります。Notionのカレンダーを利用すれば、業務ミーティングも家庭の用事も1つのカレンダーで管理できるため、ダブルブッキングの回避に有効です。

仕事関係の予定には「仕事」タグ、プライベートには「プライベート」タグを付与
カレンダービューを切り替えて必要な予定だけを表示できる

3-2-2. ルーティンタスクやToDoリスト

「洗濯をする日」「ゴミ出しの日」など、決まったスケジュールがある家事・日常タスクをToDoリスト化すれば、忘れにくくなります。チェックボックスを入れれば、達成感も得られやすいです。

3-3. 趣味や学習の記録

3-3-1. 読書ノート・学習ログ

読んだ本のタイトル、読了日、感想などをNotionで管理すると、あとから「あの本なんだっけ？」と振り返る際にとても便利。ジャンルや著者でフィルターをかけられるデータベースを作れば、自分だけの読書履歴が完成します。

3-3-2. 趣味のアイデア集

旅行やキャンプなどの趣味を持っている方は、写真やリンク、文章を混ぜながら旅の計画やチェックリストを作るといいでしょう⁴。外出先でスマホからNotionを開けば、「あれを買い忘れた…！」といったトラブルを減らせます。

4. Notionを使いこなすコツと注意点

4-1. はじめの設定・導入

アカウント作成
Googleアカウントなどで簡単に登録できます。無料プランでも個人利用なら十分。
ワークスペースの構成を考える
仕事用とプライベート用を同じワークスペースにするか分けるか？迷う場合は一元管理がおすすめですが、組織のルール上ワークスペースを分けたい場合もあります。
最初は小規模な使い方から
「プロジェクト管理」や「メモ帳」としてなど、1つの用途に集中し、慣れたら新しい機能に挑戦しましょう。

4-2. 効果的な運用術

ダッシュボードを作る
仕事と生活のダッシュボードをトップページに用意し、よく見る情報をまとめておく。
テンプレート＆複製を活用
プロジェクト用、読書記録用、家計簿用などのテンプレートを作れば、新規ページ作成時に流用できます。
毎日or週1で見直す時間を確保
「メンテナンスの習慣化」が続けるうえで非常に重要です。ゴチャゴチャになったページを整頓する日を決めておきましょう。

4-3. セキュリティとバックアップ

アクセス権限の管理
社内利用する場合は、ゲスト招待や閲覧権限をしっかり設定。外部に不必要に公開しないよう要注意。
オフラインバックアップの検討
Notionはクラウドサービスなので、万一のトラブルに備え、必要な情報は定期的に「Markdown & CSV形式」でエクスポートしておくと安心です。
個人情報の扱い
クレジットカード番号など重要データはなるべくテキストとして保管しない、パスワードは共有しないなど、セキュリティ意識を高めましょう。